首页如果你打算给某个人发电邮,最好先仔细查查对方以前发给你的邮件。找出那些容易遗忘的生活点滴,然后重新跟对方提起。这样他们会认为自己在你的心目中非常重要!
如何让自动回复更有人情味?
我常常在想,人们干吗非要在自动回复邮件中说些莫名其妙的话,搞得自己好像是机器人一样。下面是我刚收到的一封自动回复邮件(其中的人名做了更改),大家可以读读看：
这是一封自动生成的电子回复,表明我已收到您的邮件。我目前不在办公室,直到4月1日才能回来,在此之前你可能无法联系我。此自动回复是通知您,我已收到您的邮件。兹待本人回到办公室,一定会在适当的时间给您回信。
在此期间如果您需要及时援助,请致电分机号码702联系我的助理吉娜·吉诺德,她也许可以为您提供帮助。
如果您发送的是垃圾邮件,请把我从邮件地址列表中删除。
罗贝塔·罗伯特
得了吧,罗贝塔!正常人哪有这么说话的?能不能砍掉那些废话,说点儿实在的呢?
让我们来分析一下
这是封自动生成的电子回复,表明我已收到您的邮件。
唉!这开头就是个败笔。你想啊,谁愿意花时间去读一封冷冰冰的电脑答复?干吗非要强调是“自动生成”呢?
我目前不在办公室……
这不是废话吗?谁都知道是“目前”,否则怎么会自动回复啊!
您无法联系我。
这个也太绝对了吧!你又不是关在太平洋荒岛上的战俘,怎么可能没有其他联系方式?万一对方有急事怎么办?还不把人家给急疯了!
此自动回复是通知您……
这一句怎么听都像法院传票的开场白!
兹待本人回到办公室……
这算哪门子表达啊?反正我从来没听任何人平时这么说话的。换成“等我回来后”或是“等我回到办公室”不是好很多吗?
……会在适当的时间给您回信。
啥叫“适当的时间”?下周?明年?还是10年之后?你的意思是不是说,必须先对其他更重要的信件做回复,然后才轮到“适当的时候”处理我的邮件?
在此期间如果您需要及时援助……
瞧这话说的!首先,“援助”一词也太正式了,貌似只有在新闻里才经常听到。一般人都只说“帮助”而已。再者,这么说也不太理想,毕竟大多数人都很独立,不需要向人求助。人家不过是个普通人,出于某种原因要和你联系罢了。所以,还不如简单地说：“当我不在的时候,如果你有什么事情……”
请致电分机号码702联系我的助理吉娜·吉诺德,她也许可以为您提供帮助。
“也许”能帮助我?这话还不让对方心里犯嘀咕?干脆你就写“她会帮助你的,如果不行,她肯定会转告你的。”
如果您发送的是垃圾邮件,请把我从邮件地址列表中删除。
这句话可真是十足地冒傻气!你觉得垃圾邮件发送者会不辞辛苦地把你的自动回复读完,然后惊讶地大声喊道：“噢,说了半天原来你不想让我们骚扰你啊?那好吧,你就老实等着我们删除吧。”
别让你的自动回复变成“傻瓜”回复
要想让自动回复读起来不冒傻气,下次你可以试试这样写：
感谢您发来的邮件。我将外出一段时间,直到4月1日才能回到办公室,到时我会尽快答复你的邮件。如果在此之前您有什么需要,请联系我的助理吉娜·吉诺德,她的分机号码是702.希望尽快和您取得联系。
对了,如果想听上去既专业又不失温暖体贴,不妨把邮件主题“外出工作中”改为“外出中,4月1日返回。”
小窍门71
让你的“外出中”邮件更加人性化
既然咱们都是正常人,干吗非要学冷冰冰的机器表达法呢?举个例子,如果你想说“闪光的未必都是金子”,肯定不会莫名其妙地来一句“不是所有闪耀灿烂光芒的物品都真的含金”。这么说你不觉得累,读的人还觉得费劲呢!
另外,如果能让邮件简洁轻松,那就尽量别搞得呆板生硬。用平常说话的方式来写就好,未必就显得不专业。
如何让你的邮件轻松有趣?
你可能听说过伊凡·彼德罗维奇·巴甫洛夫的条件反射实验,每次只要一摇铃声他的小狗就会分泌唾液。不过,你可能没听过他的另一个相似的实验。我觉得这个实验更加值得纪念,而且我相信你们的看法也会和我一样。所以,让我们首先来回顾一下这个实验。
巴甫洛夫把涂有辣椒粉的美味狗食喂给小狗们,过了一段时间以后,他不再喂狗食,只在小狗周围撒上一些辣椒粉。即便如此,这种刺激仍非常明显,小狗们在很长时间内一闻到辣椒粉的气味就会流口水。我把这种情况称为“刺激反射”。
好了,现在回到我们的主题。当然,你没必要让对方一看到自己发的邮件就垂涎三尺,可至少也不能让他们一看到你的来信就不寒而栗。
几年前,有一次我要帮着照顾两个小侄女一周,因为她们的父母要外出度假,而且这次假期他们期待已久,是非去不可的。一天晚上,由于要临时出差我无法在家陪她们。我的好朋友菲奥娜主动表示愿意留下来帮我照顾她们。
第二天早上,就在我准备去做演讲之前,我在酒店里收到了菲奥娜发来的一封电子邮件。标题是“大意外”。糟糕!不会出了什么大事吧?那我可怎么向哥嫂交代?
我吓得不轻,哆哆嗦嗦好不容易才把邮件打开,只见里面写到：
莉儿,真是太抱歉了。我撞倒了客厅里那个漂亮的绿色花瓶,碎了一地。我已经试着用胶水把它粘好了,不过肯定跟原来不一样了……
是啊,不仅仅是花瓶不一样,这下连我对你的感觉也要大变样了!我几乎是下意识地马上产生了这种感觉。这倒不是因为她摔破了花瓶,而是因为她小题大做的表达方式实在是太吓人了!很显然她这么做完全没有预料到我会产生怎样的情绪,这才是让我绝对无法原谅的。
时至今日,每当我一看到发件人列表中有菲奥娜的名字,就会不由自主地感到心有余悸。她的无意之举已经让我产生了刺激反射,直接联想到巨大的恐惧。难道她就不知道,照顾我那两个宝贝侄女时一个“意外”的标题就足以吓得我魂飞魄散?
想想看,要是你的老板发给你一封邮件,标题是“明天早上9点到我的办公室”,你会有什么感觉?即使邮件的内容是要给你升职,可这种标题恐怕瞬间就会让你忐忑不安起来。
所以,无论你的邮件里有什么好消息,请一定想想看收件人读到标题时会有怎样的感受,一个差劲儿的标题所带来的巨大冲击是很难抹去的。
小窍门72
邮件标题要小心
标题也是大学问,要是让对方产生误解或是带来什么负面影响就麻烦了。不管你的邮件内容多有意思,标题砸了也没用,因为对方在潜意识里已经把你列入了黑名单。一朝被蛇咬,十年怕井绳,以后人家再看到你的邮件肯定马上就会有心理阴影。
反之亦然
跟上面的情况正相反,要是你看到的邮件标题是“恭喜升职!”会怎样?心里肯定乐开了花,恨不得给老板来个大拥抱。
想让对方开心很容易,多写一些高兴的标题就好。比如,如果有人给你送礼物,那就把“好棒的礼物!”作为邮件标题。如果你想告诉对方自己有多喜欢她举办的聚会,那就把标题写为“我玩得真开心!”既然能在第一时间让收信人感到快乐,干吗还要等对方读到内容时再展露笑颜呢?
当我完成本书初稿发给编辑时,她马上回了一封邮件,标题是“写得真好!”不过我只高兴了一半,因为她光读了目录部分还没看正文。虽然后来因为某些部分的问题把我狠批过一顿,但这个邮件标题还是让我美得不行,一连几个月都不舍得把它删掉。
如果邮件标题已确定怎么办?
如果使用相同标题的邮件已经回复了很多次,那就不用再去改变。不过,你可以在适当的时候在标题后面加个括号,里面写点儿振奋人心的评语。比方说,你的团队一直在为派顿公司做一个项目,员工内部来往的邮件标题一直都是“派顿项目”。现在项目成功完成,你可以在原有的标题后面添一句“伙计们,干得好!”这样肯定能让大家信心倍增。
不知道你有没有看过经典喜剧《宋飞正传》,克莱默在里面的表演特别滑稽,以至于他一出场还没说话,观众们就会捧腹大笑。其实,你的邮件标题也能达到同样的效果。现在,赶快去查查你的“已发送”邮件吧,看看其中有多少邮件会让收件人还没打开就会心一笑!
小窍门73
让你的邮件标题变成“开心果”
从今天开始,记得让你所有的邮件标题都变得开心有趣!如果标题已经确定,你可以加个括号,在里面补一句让人高兴的话。只要这样小试几次,我保证对方产生条件反射,一看到你的邮件心里马上就感到暖洋洋的。
我常听人说电子邮件是毫无个人色彩的,你无法从对方的文字中感受到喜怒哀乐。对此我可不认同。没错,电子邮件是不如人的声音或肢体语言那样丰富多彩,能够传情达意。不过一道亮丽的标题却能很好地展示你的内心,让大家领略你最真实的感受。
如何让你的邮件充满自信?
首先,我们来看看下面三封常见的邮件：
嗨,詹娜,周五晚上你大概有空吧,你看我们是不是能一起吃个饭?
杰弗里
嗨,凯丽,我还是下午给客户打电话吧,我觉得这样或许比较好。
阿苏卡
谭雅,我想知道你希望项目大概什么时候完成?
康纳
好了,问题来了：从哪里你能看出上述写信人的地位或层次比收信人低?
答案是：杰弗里、阿苏卡和康纳在表述愿望时都使用了“过去时”,体现出一种不确定感,听起来他们在提出请求时好像有些唯唯诺诺。不过这似乎也说不通啊,既然杰弗里约人吃饭都如此腼腆,那么使用过去时难道是要暗示对方以后自己就不屑一顾了?
同样,阿苏卡的说法也会让人觉得,难道你只想强调“这样或许比较好”,而把打电话的事抛到了九霄云外?还有康纳,拜托!我要是老板的话,你这么说肯定让我觉得：“啊?!难道你以后就不用知道我的想法了吗?”[1]
由此可见,说话时千万要慎用“过去时”,这样会大大削弱你想表达的观点或问题。这种方式看起来比较婉转,但实际上充满了不确定性,说好听点会让对方费点心思琢磨,说难听点完全会让对方丈二和尚摸不着头脑。
所以,下次一定要吸取教训哦!
“你看我们是不是……?”错!要说：“你肯定会……”
“我觉得这样或许比较好。”错!要说：“这样肯定行。”
“我想知道……”错!要说：“我要知道……”
小窍门74
慎用“过去时”,模棱两可害死人
使用“过去时”表达时会让对方感觉你的话充满不确定的意味。要想表现出自信,最好改成现在时。试想一下,面对把房间搞得乱七八糟的孩子,怒气冲冲的妈妈会客气地说“能不能把房间收拾一下”吗?求婚时热情洋溢的准新郎会对自己的爱人说“你或许会嫁给我”吗?真是滑天下之大稽!
另外,我还要给女性朋友们一个忠告：给男士写信时,别再浪费笔墨去形容你的心情了,比如：
……我真是太激动啦!
……让我特别开心!
这真是让我太……了!
要知道,男人们可不像我们感情这么丰富。至少,大部分男人都不承认这一点。
好啦,凡事都有两面,接下来我们要看看那些超级自信的家伙是怎么办的。如何才能在你的邮件里避免咄咄逼人、令人生厌呢?
如何让你的邮件谦恭有礼?
据说,精神病患者使用“我”这个词的频率要高出正常人12倍。由此可见,说话时越喜欢讲“我”,证明这个人越不正常。
在谈话中,少说几次“我如何如何”是只有好处没有坏处的。即便一不小心说了出来,别人也可以一笑了之。但在电子邮件中,动不动就“我……”可不怎么招人喜欢。不过啊,就是有这种爱夸夸其谈的人,好像不这么着就不会讲话了一样。
等一下,莉儿,谈论自己的事情时大家不都是这么讲话吗?这样写邮件有什么不对吗?
你说得不错。这里就有一封很平常的邮件,我们一起来看看是怎么写的：
嗨,里克,我昨晚在你的聚会上玩得可真开心。我还认识了一大帮朋友。我希望你和夫人下周能和我们共进晚餐。我太太萨莎可有一手好厨艺,保证你们会喜欢!
看到没?这封邮件的每句话都是以“我”开头的。虽说是在写信邀请朋友,可读起来全是讲“我”怎样怎样,不但啰嗦重复,而且感觉全篇都是以自我为中心。
那么,到底应该怎么写才好呢?如果我们亲爱的学究大人地下有知,听到下面的建议估计要爬出来抗议。要是他老人家还活着,多半也要给活活气死。其实,我的建议再简单不过,就是尽可能少说或不说“我”字。不信我们再来试试下面这段话：
嗨,里克,昨晚的聚会可真棒。你的朋友个个都特别风趣。希望你和夫人下周能来寒舍共进晚餐,让你们也品尝一下萨莎的手艺!
怎么样,这次读起来是不是好多了?整封邮件中一个“我”也没出现。
小窍门75
少在邮件中使用“我”
要想避免对方反感,最好在邮件中少“我”长“我”短的。这样不但让别人读起来舒服,你的形象也会可爱不少!不信你可以试试看,打开一封最近写过的邮件,把里面的“我”字能删就给删了,但别改变基本意思。我敢保证除了吹毛求疵的语法专家,每个人都会更喜欢你的修改版。
要是有些地方删去“我”感觉句子很别扭,你可以把对方的名字插到“我”前面,比如：“里克,我希望你和夫人能……”
还有效果更好的一招,你可以把词句的结构调整一下,尽量让每句话都用“你”来开头：
嗨,里克,你昨晚办的聚会真是太棒了,每个人都玩得很尽兴。你请的朋友都好风趣。对了,你和夫人下周来我们家共进晚餐吧!你一定会喜欢萨莎的厨艺的。
商务邮件
在商务邮件中这个道理也同样适用。用“你”代替“我”会让你的语气听起来更友好。比较一下下面两封邮件,看看你更喜欢哪一个吧。
亲爱的琼斯先生：
我们昨天收到了您购买两个小灵通的订单。我们会在货到后以邮件方式尽快通知您。我们会在到货第二天寄出产品。
这是常见的冷冰冰的、先入为主式的邮件。下面的是按照“小窍门75”改写后的邮件：
亲爱的琼斯先生：
您订购两个小灵通的订单昨天已收到。货到后,您将在第一时间收到我们发出的电子邮件通知,产品会在第二天寄给您。
现在,你可以把以前的邮件翻出来,看看有多少句子可以修改,把“你”字放在句子开头?改完之后再以收件人的角度读读看,是不是发现感觉不同了?
要是你发现这些信读起来感觉都挺不错,恭喜你,以后写邮件你就一定能赢得忠实客户啦。
每个新生儿自呱呱落地那一刻起,医生都要把他们头朝下吊起来拍打小屁股,从此世界在他们眼中就开始颠倒了。只要听到别人称呼自己的名字或是张口闭口都以“你”为中心,马上就会感觉亲切得多。下一节我们来看看还有哪些办法让对方更惊喜。
如何在邮件中做到无所不知?
在每次飞行前,飞行员都会做一些预飞检查,看看邮箱里还有多少燃油,机翼震动是否正常。同样,在你完成邮件点击“发送”之前,也应该做一些相关检查。
很多人都会在邮件开头毫无来由地问候对方一句“希望你上周末过得开心”。奇怪!我上周末过得如何,你现在希望有什么用?或者对人家过去、现在或将来的节假日祝福好心情。这些开场白可太落伍了,难道就没有什么新鲜点的说法吗?
幸亏有了神奇的互联网,现在我们不用再这么俗套,完全可以让自己的邮件问候更“呵护”对方。比方说,你正在给千里之外身处另外一个州的人写邮件。别急,先上网查查当地的天气预报,问问她那里是否刚刚：
下了一场大雪?——“嗨,布伦达,大风雪的滋味肯定不好受吧。”
经历森林火灾?——“娜塔莎,太可怕了,希望那可怕的大火没有影响到你家!”
热浪滚滚?——“嘿,姑娘,桑拿天很热吧?”
哈哈,对方肯定想不到你是在网上气象中心查到的。那就赶快把它收藏起来吧!
当地有什么大新闻?
看看你家墙上的世界地图,随便扔个飞镖过去,不管目的地有多小,当地也一定有这样那样的事情天天在发生。全世界的报刊无论大小,哪怕就是一份关于马匹的报纸也绝不会在头版头条说“今日无事!”
像什么名人郊游、天才小子赢得拼字比赛第三名、二十世纪啤酒瓶盖博物馆开幕式之类的新闻肯定哪儿都少不了。只要用心找找看,肯定就会有收获。
当然,对方也一定心知肚明你是通过互联网找到这些小道消息的。瞧,你只要花几秒钟工夫,就能让他们从心底感动不已。
把关注范围进一步缩小
现在的网络搜索引擎功能实在是强大得令人匪夷所思,神不知鬼不觉就能查遍每一个社区,把某个变态博客里的只言片语给查个水落石出。
我就曾从一个同事那里收到这样的电子邮件：“希望你没有被砖块砸中。”他指的是在我居住的曼哈顿地区刚刚发生的房屋倒塌事件。当然,在一个超级大都市里,这可不是什么大不了的新闻,除非倒塌的恰巧是你家或是邻居的房子!
不难想象,他在邮件里表现出的细心和关注给我留下了很深刻的印象。
小窍门76
发送邮件前搜一搜对方所在地的新闻和天气
这个办法简单至极,你只需花费几秒钟就能显著提升或牢固建立和对方的关系。比如,你可以在搜索引擎中输入城市圣伯纳德,眨眼之间就能得到一大堆相关信息。对于促进和收件人的关系,这可比一桶白兰地的效果好得多。虽然不费什么工夫,但回报却相当可观。
要是什么都搜不到怎么办?
嗨,小事一桩!你可以翻翻几个月前对方给你发过的邮件,从中查找可供利用的线索。比如：
扎克,你还没告诉我去年在迪士尼乐园玩得怎么样呢?孩子们高兴吗?
诺拉,你刚出生的小侄女最近怎么样?你经常花时间逗她吗?
凯丽,你发现送冰糖的神秘仰慕者是谁了吗?哦,对了,你去检查你的牙齿了吗?牙医是怎么说的?
小窍门77
在邮件中让对方回忆从前
如果你打算给某个人发电邮,最好先仔细查查对方以前发给你的邮件。找出那些容易遗忘的生活点滴(必须是收信人感兴趣的事),然后重新跟对方提起。这样他们就会认为：“哇,我在她的心目中一定非常重要。看,她连这样的小事都记着!”
学作一个考古专家
什么!还是没有发现什么值得提起的内容?没关系,千万别放弃。仔细动动脑子,想想看有没有其他任何细节可以利用。比方说,检查一下他上次给你发送电邮的时间。如果有什么异常的地方,那就在邮件中提到它。他是在早上或下午7点从办公室给你发的吗?如果是,那你可以在回复信件的结尾来一句：“快回家吧,克里斯托弗,你工作太拼了!”
她是在凌晨给你发的邮件吗?那就心疼地来一句：“麦迪逊,你又挑灯夜战了吧,赶快去美美地睡一觉吧!”不过,你就别暗示她这样有助美容了,搞不好人家会想：“怎么着?嫌我是黄脸婆吗?”
有时候,甚至连对方姓名缩写都能帮你大忙。记得我的朋友埃莉诺每次在邮件结尾都会用可爱的"xe"[2]来署名。不过,这一招也不是谁都适用,要是我的另一位朋友鲍勃·萨默斯也照葫芦画瓢来个"bs"[3],那可真是让人笑掉大牙了!
死硬派的较真
如何在邮件中表现得积极上进?
毫无疑问,你肯定听过有人这样吹嘘：“我吗?我从来不看电视。”可是,敢打赌吗?我保证这些人背地里一定会锁上大门,拉上窗帘,舒舒服服地躺在家里看《风流医生俏护士》(TheYoungandtheRestless)或《比基尼宝贝》(BikiniBabes)。
工作中也是一样。别看表面上大家都说得冠冕堂皇,可真要收到笑话邮件,谁不是紧张地环顾一下四周,如果没人的话就忍不住打开一睹为快呢?
当然,我们经常都会给同事发个笑话轻松一下,只不过发信人一定要当心。许多精明严肃的家伙收到这样的邮件时都会看一眼发送时间。如果这种笑话是在周一至周五上班时间出现在公司的电脑屏幕上,他们对发件人的好感就会大大地降低。
所以,如果你要发送的邮件和工作无关,那就等等,千万别在下班前点击“发送”。不能在这个时段发送的内容不一定是玩笑,同样也包括伤感故事、拯救海豹倡议、疾病预防警告或是你在婚礼上给宝宝拍的照片。
要是你在工作时间发送笑话或私人邮件给对方,收件人肯定会认为你经常这样糊弄老板。你想想,像这种上班时间不专心工作还四处炫耀的人,他在大家心目中的形象也一定不会好到哪里去。
小窍门78
切忌在上班时间发送笑话
工作时你自己吊儿郎当也就罢了,干吗还非要四处宣扬呢?如果你在工作时间收到别人发来的笑话,一定要抵制住诱惑,下班之前千万别转发给自己的朋友。假设你就是公司老板,看到员工这样做心里会是什么感觉?如果你能这样想问题,那就离职场精英不远啦!
不要伤害他人的自尊
几年前,员工之间发送笑话的做法刚刚开始流行。有个星期六晚上,我刚和一位名叫帕尔默的优秀男士约会完。因此大家也许不难想象,当我周一赶到公司看到他发来的邮件时心里会有多么激动。我迫不及待地打开邮件,但出乎意料的是,这封信没有提及那个难忘的夜晚,更没说起我的迷人,里面只是一个笑话。真是不解风情啊!更糟的是,这个笑话还不是发给我一个人的,而是群发给一大帮人,我几乎都找不到自己的名字在哪一行!我真是要崩溃了!这个帕尔默,哪怕能在邮件里提一句“莉儿,希望你喜欢这个笑话”,那也能让我感觉好受些。至少这样可以表明这封信是专门写给我的。哼!就这还想继续跟我约会?门都没有!
其实要想更好地解决这个问题,他完全可以在发送笑话时另附一封给我的个人邮件,写上：“莉儿,我会时不时地发一些好玩儿的东西。希望你别介意我把你的名字列到了群发名单里。”
小窍门79
群发笑话之前最好征求对方同意
要是你也喜欢群发邮件(就是把一封信同时发给四个以上的朋友),那么给新朋友群发前最好另附一封邮件进行说明。否则,这样会让对方觉得自己对发信人来说并不重要,反过来他也可能会很快忘记你。
更好的方法是,群发之前你可以问问对方是否愿意接收这种邮件。无论他的回答是什么,对方肯定对你的无微不至印象深刻,也就会愿意和你保持联系啦。
如何避免邮件惹祸?
当考古学家打开20世纪50年代的时光太空舱时,他们会在里面发现台式点唱机、塞尔兹矿泉水瓶、老式照相机、10英寸黑白电视、几张老唱片、家用清洁剂等。可是,其中有一样东西是现在的年轻人肯定没见过的。
什么东西?
提示一下：它由两页纸组成,宽8寸半,长11寸,顶端粘在一起。上边一页是白色,摸起来感觉像纸巾;底下一页是黑色,一面光滑,一面粗糙,用手摸的话会在指尖粘上污渍。
新新人类,你们是不是还一头雾水啊?
答案
哈哈,上了年纪的人都知道,它就是复写纸。用的时候把它放到打字机里,粗糙的一面朝上。如今的孩子估计连打字机是啥模样都不知道了,没关系,回头查查网络百科全书去吧!
接下来把纸卷入打印机,然后就可以在上面打字了。瞧!无论你打的是什么,都会自动复写一个副本。不过,打完字可别忘了把手上的黑炭洗掉!
电子抄送,21世纪的“复写”术
虽说当今的技术发展速度比微型处理器更新换代还要快,可说到复制邮件进行抄送,你还是得老老实实地把公开收件人的名字放到“副本抄送”中,而不公开的收件人姓名则必须放到“密件抄送”中。
这时就会出现一个问题。收件人很少去查看除了自己还有谁也收到了邮件副本,这可没少出现令人尴尬的下场。最常见的情况就是,你刚傻呵呵地给别人发完邮件,殊不知这封信早已经被抄送多次了。唉,这种事为啥总是我最后一个知道哩?
所以,我建议大家每次给他人抄送邮件时,最好在后面写上“已抄送”的字样,然后列出此邮件的其他收件人姓名。这一招很酷,表明你为了照顾对方感受,不惜专门花心思把其他收件人一一列出,这样他就不用回头再去查还有谁同时收到了你的邮件。
一次抄送引发的悲剧
说到抄送,还有一点要特别注意,那就是在回复别人之前一定要检查一下此前自己发过的内容,否则可能会惹上大麻烦!
下面我就要给各位讲讲我的一位同事的亲身经历,为尊重当事人,故事中的姓名已经做了改动。卡罗尔曾和我在某公司一起工作,她一直很讨厌自己的上司丹妮尔。
有一天,卡罗尔心血来潮,把大诗人勃朗宁写给心上人伊丽莎白·巴莱特的名句“我是怎样地爱你?诉不尽千言万语”恶搞成“丹妮尔,我是怎样地鄙视你?诉不尽千言万语”,接着又在后面列出了这位上司令她讨厌的各种原因,最后把邮件发给了我。
很快这件事就被我们抛到了脑后。接下来的一周里,我们俩一直都用邮件处理公司的某个项目。当然,为了省事,大家就直接在原来那封信的基础上彼此回复,只不过我们都没意识到那首打油诗竟然一直大大咧咧地藏在邮件底部。
到了周五,卡罗尔必须向丹妮尔汇报项目进度。当时她也没留意,直接就把我们之间的来往邮件给她转发了过去,当然顺便也给我抄送了一份。我浏览了一下整个邮件,读到最后发现她居然忘了删掉自己一周前的“大作”。说不定这会儿丹妮尔也看到了,正气得发疯呢!
果然,到下周一上班时大家突然发现卡罗尔没有来,而且从那以后就再也没出现过。
像这种愚蠢的低级错误在我们的身边屡见不鲜,不信你就到硅谷打听打听,随便哪个搞电脑的人士都能乐呵呵地给你讲上几段。因为这种事栽跟头的大有人在,不是气跑老婆就是丢掉工作,一点儿都不新鲜!
小窍门80
抄送邮件前别忘了检查收件人名单和以前的回复内容
这一点很重要!扫一眼正文下面自动粘贴的以往回复信息,把那些无需公示的内容全删掉,以免去很多不必要的麻烦。不要在错误的时间让错误的人看到了错误的信息,小心卡罗尔的前车之鉴!
此外,抄送邮件时要记得在后面列出其他收件人的名字。这样不但更专业,而且简单明了。有了它,收件人不仅不必傻兮兮地到处去查还有谁收到了邮件,而且还会对你的体贴备至心存感激。
该“抄送”还是该“密送”?
好多自命不凡的所谓“专家”常常对使用邮件密送的做法嗤之以鼻,认为这样做太不正大光明,有偷偷摸摸的嫌疑。毕竟,这样一来收件人就不知道还有谁同时收到了邮件。所以,可想而知没有一本介绍沟通技能的书籍会提倡大家使用这种方式。那我也只好假装如此吧!
唉,可是话说回来,有时候你还真不得不这么做,既要写信让某人知道某事,又要防止此人知道别人也清楚此事。
你说麻烦不麻烦?看来,抄送还是密送?这的确是个问题!
莉儿的个人免责声明
鉴于上述结论,如果在邮件密送过程中蒙受任何损失、损害或由此产生任何费用,无论这些损失、损害或费用以任何形式出现,也无论该损失、损害或费用是马上出现或将来发生,我声明莉儿·朗帝本人及其后人、遗嘱执行人、遗产管理人、遗产继承人或遗产受让人,均不会因为其上述对邮件密送发表的言论承担任何责任。哈哈,照猫画虎来一段法律文本,这下我可脱了干系啦!
如何让邮件的结束语更感人?
电子邮件正式诞生的时间是1971年10月。可令人难以置信的是,即便是在这一技术飞速发展了几十年后的今天,我们仍在为如何处理信尾用语而头疼不已——到底是该写“谨致问候”还是“敬上”?是该说“一切顺利”还是一句简单的“谢谢”?是该直接签上我们的名字还是采用缩写?或者干脆什么都不写?这么复杂的问题,别管是电脑前辈还是新新人类,估计全都答不出个所以然。
要是Y世代的小年轻这样问起老祖母：“奶奶,信是什么样的?”她肯定会说是用手写或用键盘打出来的信息,同时还会告诉他们信尾一定要写上“忠诚的……”、“诚挚的……”或是“恭敬的……”之类的话。听到这里,恐怕他们会惊奇得连眼珠子都掉出来!
慢慢地大家逐渐开始明白,不必搞得跟老式打字机似的,不就是写个信嘛,哪儿有那么多条条框框?所以许多人便直接在信尾来个“祝好”就完了,还有更彻底的,干脆啥也不写。也是啊,不过是封平常邮件,不写也罢,难道谁还会去跟你较真不成。
说到这儿,也许有人会问“要是不写祝语只签名怎么样?”对于这个问题,如果从收件人的角度来说,恐怕大多数人还是觉得“那也太冷淡了吧”。
听听大师怎么说
写也不是,不写也不是;写的多了也不是,写的少了又不是……这可真是难为人啊!看来这么棘手的问题,只好召唤全能的宇宙IT超人来帮我们出主意了。作为网络精神分析专家,他肯定能回答有关新技术带来的复杂的心理和道德问题。
终于,大师的飞船抵达了,大家急忙围拢过去。等他一走出来,人群中马上有人高声喊出众人期盼的问题：“我们该怎样处理信尾结束语?”
跟所有的精神分析专家一样,大师反问道：“为什么邮件中必须要有结束语呢?”
“为了表达对收件人的敬意,”有人喊道,“这样会让邮件结尾听起来更友好。”
“没错!”大师点头表示赞许,然后把手指伸向天空问道：“人类语言中让对方听起来最动听的字是什么?”
“他的名字?”有人小心地反问。
大师捋捋胡子说：“完全正确,我亲爱的地球朋友,这就是你们应当在邮件结尾写的内容。”
人群中马上传来一个声音：“可他们的名字和我的信尾签名有什么关系啊?”
大师再次反问道：“信尾署名的目的就是向对方表示敬意、体现友好,对不对?”
大家点头表示同意。
“所以,你只要提到他的名字,然后用一句温暖的话语结束就可以了。当然,要是能把对方的名字放到最后,那么效果就会更好。你们人类怎么说来着?这样会让对方‘内心涌起一股暖流’。所以,你自己的名字根本就没有必要写。”
大师接着补充道：“除了极其正式的邮件之外,你可以在所有其他邮件的末尾签上姓名缩写以表示内容结束。当然,如果你认为有必要写上全名,那也没关系。”
看来问题得到了圆满解决,人群不由大声欢呼：“没错,很有道理。谢谢大师!”
然后,这位睿智的专家转身登上飞船,在众人的仰望中消失在无尽的网络宇宙,而那里正是所有电子邮件的最终家园。
学会用对方的名字署名
在写电子邮件时,所有人都会把收件人的姓名放在最前面,如“嗨,希瑟”、“嘿,贾维尔”、“你好,艾丹”等。这样做当然很好,可如果能在信尾也这样亲切地称呼对方一下就会锦上添花。下面我们来看几个小例子,体会一下这一招该怎么用：
非常感谢你的帮助,萨曼莎。
我期待着跟你交流,尼古拉。
劳伦,那天和你共进晚餐真是太棒了。
做得好,艾玛,你给客户留下了很深的印象。
玛娅,今天和你见面很愉快。
有了上面的句子足矣,后面什么都不写也没关系。当然,如果要添上自己的姓名缩写或全称也行。你想啊,对方读到最后突然看到你再次提起他的名字,这种意外自然会一下拉近你们之间的距离,让他对你的好感油然而生。
现代科技日新月异,当你阅读本书时,电子邮件可能已经被心理感应取代了。不过,这样可能会造成新的问题。如果人人都能读懂对方内心的想法,男人和女人恐怕永远都不会去繁衍生息了,人类这个物种也要灭绝,那时也就不再需要什么电子邮件了。
小窍门81
用对方名字作为邮件的结束语
无论是私人邮件还是业务邮件,在结尾提起收件人的姓名会让对方感觉更温暖。至于你自己的签名其实无所谓,反正对方肯定知道发件人是谁。在邮件最后给他们来个“人类语言最动听的字”,对方对你的尊敬和友好之情肯定会迅速提升。
【注释】
[1]鉴于英汉两种语言的区别,英语使用过去时能体现说话人婉转和不确定性的特点。当使用这种表达方式时,听者有可能产生歧义,即误以为说话人“当时”希望如何如何,而现在已经不再这样想。——译者注
[2]xe,"Kisses,Eleanor"的缩写,意思是“吻你,埃莉诺”。——编者注
[3]bs,"bullshit"的缩写,常用的粗俗语。——译者注