使委托工作顺利达成的E-mail写法

用E-mail委托工作时,有可以提高对方工作干劲的写法。

大部分的人都是这样写的：

“前几天您所说的话,极具参考价值。有幸聆听不愧是在某个领域登峰造极的您说话,所有参加者都得到非常大的刺激,衷心感谢您。”

先如此奉承对方之后,接着再写：

“今天有件不想拜托您。为了刊登在敝公司杂志上的报导,不知可否探访您?事也突然,真是抱歉,可否在下周指定地点和时间接受我们的采访?”

如果你这样写,肯定就搞砸了。的确,对方看了前半段会觉得很舒服,但接着看到“今天有件事拜托您……”,马上会觉得“搞什么?原来前面写的只不过是奉承的话,真正的目的在此”而感到厌恶,不会高高兴兴地接受之后的“委托”。

【POINT】:话要最后才写。

奉承话要写在最后

因此,最好是把上述的例子前段倒过来写,先提「突然要求采访」之事,再写「奉承话」。这么一来,即使开头的要求让对方感到不悦,但看到后面的奉承话,心情就会好转起来：而且这种好的心情在看完信时成为印象留下来,自然就会答应你的请托。

总之,先写委托的内容,然后才写奉承话,这就是有效商用E-mail的书写诀窍。

由于写E-mail比用笔写信来得简单,有些人不自觉便会使用写私人信件的方式。但商业往来毕竟不同,必须彻底意识到那是商用文书,非得采用商用形式来写不可,否则难免使某些人感到不愉快。

尤其是寄给年长者的商用E-mail更需要特别注意。另外,在E-mail尚未成为一般沟通用具的时代长大的人,总会对草率而就的E-mail感到反感。

因此,书写商用E-mail时,基本上只要尽量模仿对方的写法就不至出错。例如,如果对方写得比较草率,你就以同等程度写得通俗易懂即可;反之,如果对方写得正经八百,你就非得配合地采用商用文书的形式来写才行。

至于个人E-mail,不妨尽情表现自己。否则,难免给人一种好像在处理公事的冷淡印象。

书写商用E-mail的顺序

.坏例子

主旨：多谢照顾

OO先生(小姐)

承蒙您经常照顾,感激不尽!

奉承话：(前几天的会议,托您怕福,那是个非常有意义的会议。

领教了您崭新的高见,全体员工都受到很大的刺激。)

委托：(而下次的会议已订于三十一日举行。百忙之中,请务必拨冗参加。)

……

.好例子

主旨：下次会议是三十一日

OO先生(小姐)：

承蒙您经常照顾,感激不尽!

委托：(下次的会议已订于三十一日举行。

百忙之中,请务必拨冗参加。)

奉承话(前几天的会议,托您的福,那是个非常有意义的会议。

领教了您崭新的高见,全体员工都受到了很大的刺激。)

想要人家做什么事时,有个高明的委托技巧。

例如,想请求OO先生写企划书,一般都这样说：

“OO先生,请你撰写上次说的那件企划书。”

但是,这种说法多少会引起对方的反感。因此最好照下面这么说：

“因为我下午要开会,OO先生,请为我撰写上次说的那份企划书。”

即使下午的会议和企划书实际上毫无关系也不要紧,只要套用“因为我要做……,请你做……”的说法就行。

这么一来,OO先生会比较乐间动手写企划书。

之所以如此,是因为我们从小就被灌输了分工合作的观念,就好像“某同学擦窗户”、“某同学扫地”般,潜意识已被输入了：既然有人要做什么,自己就不可不做什么观念。

因此,可以让对方的反感降到最小的限度,顺利请对方帮你做事。