各位在学校时,应该都学过5W1H：

①时间(When)②地点(Where)

③人员(Who)④主题(What)

⑤原因(Why)⑥方法(How)

5W1H是由这几个英文单词的第一个字母组合而成,是传递资讯时的要素。不论是写作还是进行对话交流,只要意识到5W1H,便不会错失资讯。律师在撰写诉讼文书时,也会特别注意。

5W1H在聊天时也很有用。

“啊,我忘了一件重要的事!”

“嗯,这样啊。”

“……”

这样的对话实在太无趣。既然对方都特地出声,让对话热络起来是基本礼貌。

此时,请好好运用5W1H。

“咦?你忘了什么事(What)呢?”

“有人叫我去送文件。”

“谁(Who)叫你去的?”

“是课长啦!”

“期限是什么时候(When)?”

“课长说中午前要送到,可是我完全忘了这回事。”

“要送去哪里(Where)?”

“客户神藤商事啊!”

“你竟然忘记课长交代的事,还真是少见啊!为什么(Why)会忘记呢?”

“因为我岳父今天上午突然病倒了。”

“噢,那文件你打算怎么处理(How)呢?”

大多数的情况里,在你还没仔细提问之前,对方应该就会主动先说,如果对方有遗漏的地方,你可以再补问,这样对话便能持续下去。

只有Why不适合用在闲聊中

不过,要特别留意Why的使用方法。

Why是指询问为什么,但这其实是不可掉以轻心的问题。看看以下对话：“最近的新人真是不懂礼貌!”

“咦?为什么这么说?”

“他们连最基本的礼仪都没有!”

“为什么呢?”

“咦?那是因为家教不好吧。”

“为什么家教不好呢?”

“嗯,是因为时代的关系吗?”

若被如此步步紧逼,最后会让对方不知道该怎么回答。如果是研究学问,或是在工作上进行会议或讨论,这种追问是没有问题的,但若在聊天时这样逼问对方,他一定会觉得很困扰,甚至感到厌烦。

为什么会出现这种状况呢?因为被问到为什么时,回答者必须有逻辑地说明原因。人们一旦想有逻辑地说明事物,就得耗费大量脑力认真思考。在轻松闲聊的场合里,当然不希望还要辛苦思考。然而,Why的问题要求的却是符合逻辑的回答。

所以,在聊天的过程中想到为什么时,必须进一步思考,如果询问Why,会不会令对方感到困扰。如果认为对方会觉得困扰,就不要询问,或是用Why以外的方式来问。从上述例子来看,可以参考以下问法：

“最近的新人真是不懂礼貌!”

“发生什么事(What)了?”

“刚才我和新人擦身而过,他竟然连点头示意都没有。”

“这样可不行!从什么时候(When)开始变成这样呢?”

“大概是五年前左右吧。更早之前,都没有这种状况!”

“要教他们懂礼仪,该怎么做(How)才好呢?”

“嗯,首先……”

即便很想问为什么,只要换个方式来问,也可以顺利聊下去。

聊天是为了让双方都能乐在其中,建立良好关系。因此,请避免使用让对方感到困扰的逼问方式。

POINT

要积极运用5W1H,但在使用Why时,要特别注意。