进行合理的工作分配,可使中层领导者从一些费时的、重复性的、琐碎的工作中脱身出来,使你能够集中精力从事别的重要工作,比如：长期的计划或新项目的开发等。是否善于分配工作是区别领导者优秀与否的关键要素。你可以通过先分配给手下有挑战性的但不太困难的工作,并授予有关这些工作的决定权来提高你的员工的能力。随着雇员的成功工作经验的积累,再给他们增加工作难度和权力。通过有效的工作分配和授权,雇员获得了提高其自身管理技能的实践机会。

领导者在实践中常会碰到“如何交代工作,才能使下属产生干劲”的问题,也就是如何分配任务的问题。在职场现实中,有些身居领导者位置的人却并不具备正确委派任务给下属的能力。

这些领导者虽然也分配工作,但对工作情况、下属情况却不完全了解。他们常常把工作分配给不适当的下属去做,结果当然不会做好。等到浪费了很多时间以后,他们自己又卷起袖子亲自去做。这样一来,不仅浪费了时间、精力和财物,而且打击了下属的工作积极性。

“我就是不乐意你老是盯着我干这事。我当然希望你觉得我很可靠——可我不是块鞋垫,你愿意怎么踩就可以怎么踩。”

正如员工朱安妮塔对老板史蒂夫所说的那样,职员们希望得到上级的信赖,但绝不希望自己被当做一块鞋垫。大多数员工都明白,工作中有很多自己职责范围内理应完成的任务。但要是你老让同一个人不断地重复一项工作,却不曾对他这种特别的专长给予认同,员工就会非常懊恼以致拒绝你的要求。用不了多久,员工们就会因为你对他们的淡漠而横生怨意,怀恨在心。这时,即使是在“正常”的日子里,工作效率也会降低,这就需要及时的处理,于是又给你使唤员工营造了借口……这将会是一个恶性循环。

英国著名的政治家迪斯累利在总结控制别人行为的思想时得出结论：“人是被话语统治着的。”作为领导者的你也可以用话语为你的思想和感情服务,你可以用你的方式去指挥别人来按照你的意志行事,并为你的目的服务。你也可以下达被认真贯彻执行的命令,但是命令下属的语言是需要技巧的,只有富有技巧的语言才能有效地指导下属做好工作。

领导者发布命令不仅是一句话、一张纸文,而要懂得一些技巧才行,如果到处是命令,等于没有命令。只有最正确的命令在恰当的时间下达,才是最有效的命令。作为领导者更应该精通此道,否则,在工作中就会多走弯路。

现代中层领导者的一个非常重要的职责,就是要把工作委派给下属去做。那么,领导者怎样才能做到有效地委派呢?一般只要做到以下几点,委派工作就能够顺利完成。

(1)向下属说明工作的性质和目标。

领导者要弄清楚分配给下属做的工作具体要做什么、有什么特殊问题或复杂程度如何。在领导者没有完全搞清楚这些情况之前,不要轻易地分派任务给下属。在对这些情况有了清楚的了解之后,还要使自己的下属也得了解,领导者必须向接手处理这件工作的下属说明工作的性质和目标。

领导者要把这项工作完成的时间、过程、预期结果、如何报告进程以及要达到的目标写出来,给下属一份,自己留一份。这样可以使上下级双方都了解工作的要求和特点,不让下属留下误解工作要求的余地。

(2)选择出能够胜任工作的下属。

领导者要对下属进行完整的考核评价。可以召开一个会议,让每个下属对这项任务谈谈自己的看法,并请其他人给予评价,并且从中了解他们对自己工作的看法。领导者还要了解下属完成工作的进度。通过这两个方面的了解后,就可以选择出能够胜任工作的下属了。

(3)确定委派任务的时间和方法。

分配工作任务的最好时间是下午。领导者要把分配任务作为一天里最后一件事情来做。这样,既有利于下属为明天的工作做准备,为如何完成明天的工作做出具体安排;还有一个好处,就是下属可以带着任务回家睡觉,第二天上班便可以集中精力处理工作。而若将这件事情放在上午上班的第一件事情就不同了,它将打乱下属原来的工作计划,这样反而会浪费时间。

分配任务最好的办法是面对面,这样便于回答下属提出的问题,获得及时的信息反馈,充分利用下属面部表情和动作等形式来强调工作的重要性。对那些不重要的工作可以采用留言条的形式。

(4)对下属工作的进展情况要进行跟踪检查。

一般来讲,领导者既然把某项工作交给了下属,就要相信他能够胜任这项工作,因此,每周检查一次工作的进展情况也就足够了。但是,要鼓励下属在有问题时随时来找自己。

(5)让下属知道此项工作的重要性。

在向下属委派工作时,需要把为什么选他完成此项工作的原因讲述清楚,关键是要强调其积极的一面。向下属指出,他的特殊才能是适合完成此项工作的,还必须强调你对他的信任。同时,还要让下属知道他对完成工作任务所负的重要责任,让他知道完成工作任务对他目前和今后在组织中的地位会有直接的影响。

(6)命令要重点突出,简洁精练。

如果领导者把命令讲得过于详细和冗长,那样只会制造误解和混乱。最好的计划应该是在制定、表达和执行上都不复杂的计划。这样的计划也便于下属的理解和执行。一个简单的计划也会减少错误的概率,其简洁性也会加快执行的速度。

当你发布使人容易听明白的简洁而清楚的命令时,人们就会知道你想做什么,他们也就会马上开始去做。他们没有必要一次一次地回到你那里,只是为了弄清楚你所说的话。在多数情况下,一个人如果没有为你做好工作的主要原因,就是他没有真正弄明白你要做什么。如果你希望别人丝毫不走样地执行你的命令,你需要精确地简述你的命令及核心内容。