我在世界华人演说家俱乐部品牌课程《总裁演说智慧》中分享到：电话沟通是超越时间与空间的沟通与谈判。

作为一个现代人,如果不懂得电话交谈的技巧,会直接影响人际关系的建立。而作为一个员工、领导,就更应该掌握电话交谈的技巧,从而有效地与人沟通,也给自己树立良好的个人形象。

一般而言,电话交谈的技巧主要有以下几点。

1.说出对方公司的全名

平常我们称呼别人时,都会在名字后面加上先生或小姐作为尊称。但对方如果是公司行号时,就常常省略而造成对方的不愉快。因此,无论对方是人或是公司,我们都应秉持尊敬的态度称呼他。不嫌麻烦地把对方公司的全名都说出来,才不至于让对方认为我们没有礼貌。

2.音量适中

有活力的声音最美,与人电话交谈时更要保持活力和热情,否则你的声音会显得十分疲倦、颓丧和消极。

如果你打电话时声音变得愈来愈高,可以采用“铅笔法”：手握一支铅笔,举到距离你约25.4厘米的地方,然后对着它说话。如果感到你的声音在这个距离内显得过高,就把铅笔放在低于电话听筒,或与茶几同高的位置,并提醒自己降低音调,运用共鸣。

保持生动和关注。某些鸟类在它们对异性发生兴趣时,会改变身体颜色来传达爱意;萤火虫则是用闪动的荧光来表示它求偶时刻的到来。你是否想过你在电话中说的“喂”传递了什么样的信息?它很可能包容了你电话交谈中的全部基调,它能表现出你的情绪,可能是随意而松弛的,说明你正闲着;也可能是友好而活泼的,表面似乎是说“我很忙,不得不立刻挂掉电话”,其实可能非常粗鲁无礼,预示着接下来是一场暴风骤雨。

要让这声“喂”真正传递出你所希望传递的意思。有些人说这个字时,显得十分傲慢、冷淡,甚至带有敌意,其实他们自己并不知道会这样。因此,我们在电话中要特别注意“喂”的声调和感情。

3.以应答促成电话交谈成功

面对面交谈与电话交谈时,听者所注意的重点显然不同。以前者而言,纵然说话失礼,也可以用表情弥补。只要谈话气氛和乐,大致不会发生问题。

但电话交谈则不然,往往会由于一句无心的话而得罪对方或招致误解。无论以任何表情表示,也无法消除对方的生气,因为对方看不见表情。

工作正忙碌时,却接到客户的电话,对方只是闲话家常,而且越谈越起劲。虽然你想马上结束谈话,但又担心得罪人,只好勉为其难地应付。随着你的心情焦急,语气从恭恭敬敬的“是”,改成“嗯”“哦”。

渐渐地,对方会察觉你的态度不恭,而对你感到不满,但其实,对方根本不了解实情。因此,碰到这种情形时,不妨主动说明事实,以委婉的语气结束交谈。

由于电话交谈纯粹是语言沟通,应避免敷衍了事。此外,若是沉默时间太久,必然引起对方误解,以为你没有专心听讲。所以需趁对方说话告一段落时,插上一句“不错”或“是啊”,促成谈话顺利进行。

通电话时看不见面部表情,因此需特别注意声音,因为声音也反映表情。倘若感到不耐烦,对方照样能从声音中感应出来。

电话应对以让对方感到受尊重最重要。为此,我们必须学习电话礼貌,培养出恭敬的态度。当然,这需经长久的训练才能养成。我们常见有人一手握着电话听筒,一手按着计算机,或一面喝茶、抽烟,一面接电话,这些行为均需避免。虽然电话交谈彼此都看不见,仍需保持基本的礼貌。

技巧小锦囊

手势的3个区域：

上位,是从肩部以上,常在演讲者感情激越,或大声疾呼、发出号召、进行声讨,或强调内容、展示前景、指引未来的时候;

中位,即从腹部至肩部,常是心绪平稳、叙述事实、说明情况、阐述理由的时候运用;

下位,即在腹部以下,这个部位的手势除指示方位、列举数目而外,多用于表达厌恶、鄙视、不快和不屑一顾的情感,或介绍、评说反面的事物。