随着竞争的激烈,人们的生活节奏加快,时间也就显得越来越宝贵,所以在和对方进行电话交谈时,更要学会控制时间。如何控制电话时间需要一定的技巧,特别是在电话当中进行自我介绍时,力争不要超过1分钟,简单将自己的情况介绍清楚,这就需要做好打电话前的准备工作。

注意电话接听当中的一些措辞,主动及时地表达出来,可以避免不必要地反复提问。如商务公司在接听电话时说：“早上好,这里是康盛商务公司,我是陈小刚。”这样就可避免对方问“你是谁”,或者交谈到一半时,突然觉得不对劲,才想起问对方：“请问,怎样称呼?”

打短电话最好在3分钟以内完成。根据事先列出的要点,拨通电话后做简单的问候就进入正题,说的时候要简明扼要。这样做不仅让自己节约了时间,还让对方觉得我们是在尊重他,因为对方可能有其他事情要处理或因为和我们通电话而占线,其他重要的电话无法拨打进来。如果你知道通话会需要一段较长的时间,一个好的办法是,在你开始谈话时,对你的朋友说：“陈先生,现在说话方便吗?”或“你有时间说话吗?”如果更多的人采用这种方式,对电话打扰的抱怨就会减少许多。

其实在电话当中交谈和面对面交谈的差别并不太大,不过由于电话交谈双方彼此无法看到对方的表情,而只是纯粹的语言沟通,因此只要稍一不留神,就很容易将重要的事情给传递错了或出现偏差,这往往是由于听者听错或片面理解,以及表达者表达有误或有偏差造成的,这不仅影响了电话交谈的质量,同时也影响到电话接听的时间。因此,为了节省时间又能明确传递信息,有效拨打电话,应做好如下几方面的准备工作。

1.准备与谈话内容相关的资料

如果谈话内容很重要,可以先将谈话的内容资料给对方邮寄或电传,让对方详尽考虑,以便在电话交谈时简明扼要,更有针对性,而不必再在电话里向对方解释每个细节,节省时间。自己要准备充足的资料。若是谈到一半,才想起需要谈话的资料在某一个角落里,需要对方等待一段时间才能将资料取出,这不仅浪费了对方的时间,也影响了谈话的气氛。打电话前没有准备相关的资料,还常会出现所表达的内容要点不全面,东一件事,西一件事,让对方搞不明白究竟哪件事才是最重要的。如果提前做好准备,那么一切都会有条不紊。“我给你打电话,有3件事需要和您商量,首先是……其次是……最后是……我来总结一下,看我们是否达成共识。第一件事,我们认为……第二件事是……最后是……是这样吗?”

当准备好所有的资料后,还需列出发言的要点,将其逻辑联系起来,不要太依赖临时组织的谈话要点。

2.设想对方要提出的问题

当我们拿起电话和对方交谈时,对方肯定会提一些问题,因此控制电话时间就需要事先设想对方可能会提出的问题,并且拟定合理的回答。如下面这个例子,销售部打电话给生产部,要求生产部派人协助向在场的客户解释产品的生产流程,以增加客户对产品的信任度。销售部经理给生产部打了电话：“帮我叫吴师傅到销售部办公室来一下。”生产部的同事说：“为什么要吴师傅到销售部,有什么事吗?”销售部经理说：“来了就知道!”由于生产部正在召开一个会议,见对方如此说,觉得不像是急事,于是就让吴师傅先开完会了再说。如此一来失去了向客户解释的机会。这主要是销售经理只知叫吴师傅来,却没有回答对方提出的问题,误了事。

3.不要占用对方过多的时间

当你主动打电话时,应尽量控制通话时间,不要占用对方时间过长。特别是你打电话需要对方用一段时间去考虑或查找相关资料,或对方需要时间去向上一级报告时,应考虑给对方一个时间,不要拿着电话等候过长的时间,以免影响对方的工作进度及工作情绪。

4.适时结束通话

有的人只顾自己高兴,不管对方是否愿意继续接听此电话,殊不知对方已经不耐烦了,你还谈得津津有味,其乐无穷。因此,应该培养一种习惯,在将所有的问题要点解释及讨论完毕后,应提醒自己适时结束电话;并且说几句客气话,“非常高兴能和你交谈”“真的很高兴你告诉了我这么多的事情”等,以显热情。不可粗鲁地挂上电话,以免对方误认为你在摔电话,应以顺其自然及友好的方式结束电话。