做事不要针对每一件事立刻埋头苦干,而要先想想达成目标最有效率的方法,然后一鼓作气,走最短距离达到目标。

杨女士有位同事,为人比较随和,别人有事情都找他。打份文件、做个表格……甚至电话响了,也要他接,结果自己的工作被一拖再拖,上司一催再催,被骂了好多次,他现在已成了公司的“加班专业户”。

这位同事就是典型的老实人,其实他完全可以说“No”的。在工作中维持“老好人”形象、令所有人满意是不可能的。“先扫自己门前雪,再管他人瓦上霜”。聪明人会采取婉转、迂回的方式,譬如“下班后我来帮你好吗?”

当你正专注于手头的工作时,突然同事找你帮忙处理一些文件,如果放下手头的工作,思绪就被打乱,有可能要重新再来,工作效率显然就不会高。这时你要学会巧妙地说“No”,否则整天纠缠于帮别人处理事情当中,非但自己的工作完成不了,还有可能出力不讨好。

小王是一个经常煲“电话粥”的高手。让人浑身起“小米”的亲昵的称呼声,以及老公孩子的婆婆妈妈的琐碎事,她就能唠唠叨叨地讲个没完。这个时间以及之后的一段时间,她也很难干好自己的工作。最遭殃的是在一旁的同事,每次打开电脑准备工作时,身旁就传来打电话的呢喃声,弄得心烦意乱、坐立不安,更谈不上什么工作质量了。

失败的老实人要学会给自己立个规矩,比如工作中有私人电话打进来,应长话短说。这样的目的就是尽量不打断自己的工作进程,让自己在尽量短的时间内完成任务。

一个真诚的问候,一个聚会的邀请,都会成为繁忙工作中的小插曲,调节紧张的神经。但是如果频频接听私人电话,而且交流个没完,不仅影响自己还会影响他人。

有条理才能有效率。公司职员小黄随身携带的必不可少之物就是一个工作本,上面密密麻麻地写着自己的工作安排。每月之末,她会抽出一定的时间思考下个月的工作重点和计划安排。制定工作计划,关键是分解目标,把制定的月目标分解到周,一周的目标再分解到每一天。也许这看上去是一个很庞大的、完不成的工作目标,但经过这样层层分解后,结果发现,实现这个目标其实并不是很难。这样工作起来才不会感到有很大的压力。

在这里需要指出一种错误的理解,制定工作计划不是给自己施压,是为了让自己记住该做的事。每天面对大量工作,谁都不免产生“丢三落四”、忙而无序的状况。如果会工作,养成定时做计划的习惯,其效果是大大不一样的。

据统计,一般公司职员每年要把六周时间浪费在寻找乱堆乱放的东西上面。这意味着,每年因不整洁和无条理的习惯,就要浪费近13%的工作时间。

能够养成有条理的习惯,还有另一层意思,就是善于寻找自己的“生理节奏”。

时间用得不适当很少只是涉及某一特定事件,它通常是一种根深蒂固的行为模式的一部分。改变行为模式有两种方法：

一种是强迫自己遵行新的行为模式,直到这种模式生根为止;另一种是利用奖励办法逐渐“形成”一种新的行为模式。

老实人要彻底改变自己的行为模式,使自己能够正确评估出进度。

对大多数人来说,任何事后可以使我们感到愉快的行为,往往会鼓励我们努力去做,而且更可能再度去做。你可以从别人那里得到鼓励,但是你也可以给自己某种奖赏鼓励自己。例如,拒绝一项不重要而且又耗费时间的要求等。这种奖赏可能微不足道,但只要能使你觉得愉快就行了。它可以是实物——一片口香糖、一杯水、一些点心;也可以是允许自己做某一件事情——休息一会儿、早一点下班,或买一双鞋子等等;也或者是你每次向正确方向走一小步的时候,在心中的自我抚慰。

在棒球比赛里,胜利不是取决于安打数目,而是取决于跑回本垒的次数。只跑到三垒,并不能因为跑了四分之三的路程而得分。

工作也是这样,能够开始当然很好,继续做下去也不错,但是不到完成,你就不算做了你开始做的事情。很多人有把一件工作“做了一会儿”又放在一边的习惯,还欺骗自己已经完成得很不错了,实际上却是典型的“烂尾楼”而已。

当然,如果工作范围太大而不能一次做完,这项建议就不适用。那该怎么办呢?

很简单,用“各个击破”法,把这件工作分为许多小而可以掌握的工作(最好用文字写出来),然后指定自己把一项小工作完成之后才停下来。那么,在你把这种工作放在一边的时候,就不会觉得留下太多的紊乱头绪,而会觉得完成了这件工作的一个阶段,而且随时都可以再做下一步小工作。

例如,你有一份很长的报告要写,就要避免“一次只做一个小时左右”的安排,而要指定你自己先写好大纲,或做好调查研究,或写下引言。做好了这一步,你把它放在一边就可以有完成某一件特定事情的感觉,并且清楚地知道你下一步该做什么。下一次再做的时候,你不需要再重新理出头绪,也就不会有心智阻碍。

把工作分成许多小工作,你就会养成所谓的“强制完成”的良好习惯,这会为你每天省下很多时间。

如果拖延是你的问题,那你就不能再拖延着不去做了。

另外,一件大工作,“片段”的数目可能会很多,就需要列出一份工作分段表。要诀是使每一件小工作简化便捷到可以在几分钟之内做好。然后在交谈与交谈之间,或在等电话的几分钟,解决一两项“立即可以做好”的小工作。没有这张工作分段表,你可能永远不会着手做这件大工作。

请记住：这件大工作的第一片段——第一件可以立刻做好的小工作——就是用“文字”列出这件大工作所涉及的许多小步骤。

只要动点脑筋,任何事都可以迎刃而解。

还有一种是基于认识到我们不能立刻采取行动,并不是因为这件工作有什么特别的困难,而是我们已经养成了拖延的习惯。拖延很少有特定原因,它是一种根深蒂固的行为模式。如果我们能够改变思考习惯,这种问题往往也能迎刃而解。

对很多人来说,改变一种根深蒂固的习惯是一件痛苦的事。他们已经努力过好多次,完全利用意志力量改变习惯,但是都失败了。其实这并没有那么困难,只要你用对方法。

要用精力最好的时间做最重大的事,而用精力不好的时间做较不重要的事情,这样才能体现真正高效,并且能让你保持能量,节省体力,节约时间。

每个人都有自己的生理节奏,符合它便事半功倍,否则必然事倍功半。

牢记重点是什么。在工作中,老实人应注意一些做事的基本原则,这些方法,能使你的行动更富有效率。

做事有一种“截止日期心理”,就是知道“紧急的事情交给最忙的人做”往往会更有效率。因为忙碌的人往往有“什么时候之前要完成什么事情”的概念。提高工作效率,不但更有成就感,同时可以生出更多属于自己的时间。没有截止日期的工作,不要期待有成果。一般来说,如果没有定下期限,就会有“有空就做”这样暧昧不明的想法。人的惰性就是“反正不记得有事情,现在就不做”。

前美国财务顾问协会的总裁刘易斯·沃克,在一次接受一位记者有关稳健投资方面的采访。他们聊了一会儿后,记者问道：“到底是什么因素使人无法成功?”沃克回答：“模糊不清的目标。”记者请沃克进一步解释。沃克说：“我在几分钟前就问你,你的目标是什么?你说希望有一天可以拥有一栋山上的小屋,这就是一个模糊不清的目标。问题就在‘有一天’的表述不够明确,因为不够明确,成功的机会也就不大。”

“如果你真的希望在山上买一间小屋,你必须先找出那座山,算出小屋的价值,然后考虑通货膨胀,算出五年后这栋房子值多少钱;接着你必须决定,为了达到这个目标每个月要存多少钱。如果你真的这么做,你可能在不久的将来就会拥有一栋山上的小屋。但如果你只是说说,梦想就可能不会实现。梦想是愉快的,但没有配合实际行动计划的模糊梦想,则只是妄想而已。”

如果你制定了远期或近期的目标,一定要把它们具体化,例如：

目标一：参加聚会活动扩展人脉

数据化：每月参加一次聚会活动,交换五十张名片,其后从中选出十位有交流诚意的人联络,从中选出五人深交。

目标二：有重点的企划书

数据化：以四十字乘三十行的两张A4纸完成企划书。

目标三：言之有物

数据化：自我训练在发言之前以三百字归纳结论。

目标四：与不苟言笑的上司加强沟通

数据化：一天逗上司笑一次,所以这星期要准备三个笑点。同时一星期与上司共进一次午餐。

目标五：提高部署的动机

数据化：准备三个激励方案,每个方案不超过一万元。

在时间管理上,成功者有“给我重点其余免谈”,或“现在最重要又紧急的事情是什么”的习惯。这种思考的整理,就是集中思考力的方法。人脑其实是很奇妙的,我们不去限制它,它会无限制展开漫无目的的思考,所以要随时有“重点是什么”的思考训练。

心理学中,有一个名词叫做“自动思考”。意思是说,人在不得志的时候,脑子里常会出现“这下完了”等负面思考,使人陷入“想太多”的思考方式中无法逃脱。相反,时时养成“重点是什么”的自动思考方式,可以避免不必要的杞人忧天。

例如,在与人初次见面时,让脑中状态时时出现：“我和此人会面的重点是什么?”以避免不必要的时间浪费。当工作犯错时,将脑中的状态从“这下要被炒鱿鱼了”的负面思考换成“犯错误是事实,承认错误”的重点是思考,接着思考“如何善后”。

人可以分成两种,老实人将事实当做命运,聪明人把眼前的事实当做是自己的选择与责任。这两种人对待问题的方法也大不相同,前者会想：“这是宿命,我没办法解决。”后者会想：“只有你可以解决这个问题,所以问题才会找上你。”

古人言：“欲速则不达。”在做一件事情时,用多少时间并不重要,重要的是你是否“连贯而没有间断”地去做。