全球頂尖企業TOYOTA

為什麼要把所有的文件都化為「紙1張」交流呢？

只要學會彙整資料在「紙1張」上,讓工作更加順利

●在「一張紙」整理資訊,讓腦中的思緒「一目瞭然」

●一年400個小時的加班時數縮減到0

●掌握「三個切入點」,任誰都可以說話說得頭頭是道

●學會這項整理彙整技巧,工作不再停滯不前

●最終目標是能在腦中迅速彙整資訊,順利溝通、傳達資訊。

彙整資訊在一張紙上的基礎三步驟

．將思考用的基礎資訊「整理」到文件內

．用自己獨有的「思緒」「歸納」到文件內

．釐清文件的內容要「傳達、溝通」的對象

彙整資訊的基礎技巧—「試算表EXCEL1」的活用方法

．製作演講稿

—將關鍵字寫在一張紙後,依照標示的順序說明。只要確實做到,你會發現演講真的很容易

．理解困難的內容

—統整了會議內容的一張表格,就可以讓看不見的時間流逝「一目瞭然」

．決定工作的優先順序

—將待辦事項列出,用色筆一一過濾篩選、釐清順序

彙整資料的應用技巧—「邏輯LOGIC3」的活用案例

．製作新企劃的提案資料

—釐清提案的對象與目的,依據「WHAT？」、「WHY？」、「HOW？」設定問題

．製作外部研習講座的結果報告

—透過「WHAT？」、「WHY？」、「HOW？」整理內容,清楚傳達結果。

在TOYOTA,只要是業務上的文件,全部都是彙整在一張A3或A4的紙上,這個習慣已經成為TOYOTA根深蒂固的文化。無論是報告書、企劃書、會議資料或會議記錄,以至於討論時需要的文書、提案資料、確認行程的一覽表、考核面試用的文件……不管什麼種類或者多麼複雜的內容,原則上就是製作成「紙一張」。員工們準備的文件不是讓對方慢慢研讀才能理解,而是可以在短時間閱讀後就能掌握其中內容。至於,做為工作時判斷基準的現況、課題和對策等重點,都已經經過周詳思考,將所有不需要的累贅刪除之後,只用簡單易懂的文字敘述,再以一眼就清楚明白的排列方式呈現。

只不過,在TOYOTA中,即使有這種將資料彙整在一張紙上的習慣,但是從來沒有「如何彙整資料」的詳細指導手冊。有鑑於此,作者便以在TOYOTA工作時的經驗為基礎,藉由在商業學校所學的框格、商務講座和商業書籍上所教的各式各樣筆記技巧和思考整理法,以及指導和諮詢,加上作者本身所涉略的哲學、歷史的知識見解,並不斷重複研究TOYOTA的員工每天執行的「紙一張」的整理動作。結果,作者用他本身獨到的方法彙整出任何人都能輕易做到的整理資訊、歸納想法、傳達的技術了。

書中藉由各式案例,清楚說明彙整資料的各個步驟及其應用方法,只要一張紙和各一支綠、藍、紅筆, 誰都能夠簡單地整理資訊、歸納想法、提高傳達力。

淺田卓(浅田すぐる)

「改善溝通的『紙一張』架構作業(１Sheet Frame Works)」的代表。專為自認常因「溝通不良」無法獲選、過著不如意生活的商務人士或企業經營者們提供一套只要整理在一張紙,就可以邁向理想狀態的「改善溝通的『紙一張』文件的架構作業」技術。

在就業冰河期的時代,從當時在日本人氣排行榜第一名的企業TOYOTA獲得初次合格通知。進了公司後,習得TOYOTA獨家的「紙一張」工作術,在第四年就被派駐美國。

赴美期間因故辦理留職停薪,也因為這個緣故,讓作者更加希望研發出一套可透過「紙一張」快速達成工作目標並能縮短時間的工作技術,也使自己原本一年加班超過四百個小時減少到零。在業務方面,曾負責「TOYOTA官網管理人」。成功改善為濃縮在「一個電腦畫面」的簡約網站,並在日本企業網站排行榜中得到日本第一的殊榮。其後轉職到日本最大商業學校GLOBIS,於 二○一二年成立公司。

透過企業研習及個別諮詢,至今已指導過一千名以上學員。

譯者簡介

楊麗珮

日本國立東京外國語大學日本語學科畢業,曾任台灣電通股份有限公司經理,現為尚品文創有限公司總經理。